Obbligo collegamento tra POS e Registratore di cassa

Con la legge di bilancio per il 2025 è stato introdotto un nuovo obbligo tecnico-organizzativo che interessa tutti i soggetti che accettano pagamenti elettronici.
In particolare, dal 1° gennaio 2026 scatterà l’obbligo di collegare il terminale di pagamento (POS) al registratore telematico (RT) o strumento equivalente per la memorizzazione e la trasmissione telematica dei corrispettivi.
L’obiettivo è aumentare la tracciabilità dei pagamenti elettronici, contrastare l’evasione fiscale e rendere più efficienti i controlli da parte della Agenzia delle Entrate.

Quali sono i soggetti interessati

In linea generale l’obbligo si applica a tutti gli esercenti, professionisti, imprese che utilizzano strumenti di pagamento elettronico nei confronti di consumatori o utenti finali, e che siano dotati di registratore telematico o equivalente.
Non si tratta quindi di una misura esclusiva per grandi imprese: anche piccole attività commerciali, artigiani, restauratori, strutture ricettive, ecc., saranno coinvolti.

Cosa comporta concretamente

• Dal 1° gennaio 2026, ogni pagamento elettronico effettuato mediante POS (o dispositivo equivalente) deve essere automaticamente collegato al registratore telematico, in modo che la transazione venga registrata, memorizzata e trasmessa al Fisco insieme ai corrispettivi.
• Il flusso informativo diventa “unico”: l’incasso elettronico non può più essere gestito separatamente dal sistema RT e dalla trasmissione dei corrispettivi.
• A livello tecnico, ciò può richiedere l’adeguamento del registratore telematico, l’aggiornamento software o l’interfacciamento tra POS e RT. In alcuni casi potrebbe essere necessario sostituire apparecchiature non compatibili.

Quali sono le sanzioni in caso di inadempimento

Le violazioni comportano sanzioni che risultano piuttosto rilevanti. Ecco i principali riferimenti:

• Nel caso di mancato collegamento del POS al registratore di cassa, la sanzione amministrativa prevista è da € 1.000 a € 4.000.
• Inoltre, in caso di trasmissione incompleta o omessa dei dati, possono applicarsi sanzioni di € 100 per ogni violazione, fino ad un massimo di € 1.000 per trimestre.
• In situazione di reiterate violazioni è prevista anche la sospensione dell’attività dell’esercente da 15 giorni a due mesi («manomissioni» o pluralità di violazioni) o da 3 giorni a 1 mese in caso di quattro violazioni in 5 anni.

Cosa fare

Per prima coca occorre verificare se il registratore telematico in uso è già predisposto per collegarsi automaticamente al POS o se necessita aggiornamento/adeguamento tecnico, rivolgendosi al proprio fornitore del registratore telematico e pianificare l’adeguamento entro la fine del 2025 per evitare sanzioni a partire dal 1° gennaio 2026.