Dal 1° gennaio 2026 è scattato l'obbligo, per tutti i commercianti e gli esercenti che emettono documenti commerciali, di garantire la perfetta integrazione tra il sistema di cassa (registratore telematico - RT) e i dispositivi di pagamento elettronico (POS). 

Tuttavia, tra scadenze, comunicazioni e timori di sanzioni, ci sono importanti novità introdotte di recente che offrono un po' di respiro agli operatori economici. Vediamo nel dettaglio cosa cambia.

Adempimenti normativi

La normativa prevede due adempimenti ben precisi che non vanno confusi:

1. La memorizzazione e trasmissione dei dati di pagamento: Il registratore deve memorizzare la forma di incasso (contanti, carta, ecc.) insieme ai dati della vendita, trasmettendoli in forma aggregata insieme ai corrispettivi.
2. Il collegamento tra POS e Registratore Telematico: L'esercente deve comunicare ufficialmente l'abbinamento tra un determinato POS e un determinato registratore tramite l'apposito servizio sul portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. 

La soglia di tolleranza del 5%

La notizia più importante riguarda i piccoli errori o disallineamenti tra i pagamenti elettronici registrati dalla cassa e quelli effettivamente transitati sui POS.

Grazie alle recenti disposizioni, è stata introdotta una soglia di tolleranza del 5%, cioè, se la differenza tra il numero di operazioni con carta registrate e quelle effettivamente accettate non supera il 5%, non si applica alcuna sanzione (neanche quelle accessorie di sospensione dell'attività). 

Esempio pratico:

Se la cassa rileva 190 pagamenti elettronici e il POS ne registra 200, lo scarto è di 10 operazioni (pari al 5%): in questo caso la sanzione non scatta. 

Inoltre, questa regola di tolleranza ha effetto retroattivo, coprendo anche eventuali violazioni passate. 

Mancato collegamento RT-POS

Se la soglia di tolleranza salva dai piccoli errori di trasmissione degli importi, la disciplina sanzionatoria per l'omesso o tardivo collegamento tra POS e Registratore Telematico rimane invece rigidissima. 

Per chi dimentica di comunicare l'abbinamento degli strumenti restano infatti confermate le sanzioni da 1.000 a 4.000 euro. Vi è inoltre il rischio di sanzioni accessorie, come la sospensione della licenza o dell'attività da 15 giorni a 2 mesi.

Tempistiche per il collegamento

Per i POS già attivi a gennaio 2026, la scadenza per la comunicazione era fissata al 20 aprile. 

Per i nuovi POS attivati successivamente, la comunicazione va effettuata tra il 6° giorno del secondo mese successivo alla data di disponibilità dello strumento e l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese (ad esempio, per un POS attivato a settembre, la finestra utile va dal 6 al 30 novembre). 

Sanatoria per gli errori

In caso di errore o dimenticanza è possibile ricorrere al ravvedimento operoso. Questo strumento permette di regolarizzare la propria posizione pagando una sanzione ridotta (ad esempio, versando 125 euro anziché l'importo pieno in caso di omessa comunicazione ravveduta entro l'anno), purché non siano già in corso controlli fiscali ufficiali.